En cette période particulière, nous sommes amenées pour la plupart d'entre nous, d'être en télétravail et cela risque de durer. Pour des réunions à distance, beaucoup utilisent la visioconférence. Elle permet d'avoir plus de proximité avec ses collègues et change des communications téléphoniques. Se voir est important, même si c'est à travers un écran ! Cela reste la meilleure alternative pour bien communiquer à défaut d'être en vis à vis. Elle permet d'avoir un rapport humain plus fort. Alors pour réussir au mieux sa visioconférence, quelques astuces.
Cela induit plusieurs éléments à prendre en compte.
Comment avoir une bonne image à l’écran ?
Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsqu’on fait une visioconférence. Il faut toujours faire attention à :
- L’angle de caméra. Il faut mettre votre caméra de façon à bien être au centre de l’écran. Assurez-vous aussi que la caméra soit bien positionnée au niveau des yeux. Un peu genre photomaton, bien droite et droit devant, on évite le double menton! Vérifier le rendu de votre caméra sur votre ordinateur pour être bien cadrée.
- L’arrière plan. On l’oublie souvent mais le décor derrière vous a son importance. Pour une visioconférence avec des collègues, des clients ou des partenaires, il faut montrer une image professionnelle. Pour cela, le mieux est de se mettre dans un bureau ou un salon. On oublie les chambres ou si on ne peut pas faire autrement, on zappe évidemment le lit et on choisit un angle neutre. Vérifiez aussi qui n’y ait pas d’éléments qui en disent trop sur votre vie personnelle, comme des piles de papiers, la lessive en train de sécher, une cuisine à moitié rangée, des photos de vous en bikini! ou tout autre chose en arrière-plan.
- L’importance des fonds d’écran
L’idée est de donner un coup de pouce à votre environnement physique devant la caméra. Si l’arrière-plan est trop clair, on peut placer des affiches artistiques ou une joli photo. L’idée est d’adoucir l’atmosphère. Pourquoi pas un peu de verdure ? Oui, mais attention au positionnement de la plante. Légèrement sur la gauche ou la droite de l’écran car directement derrière vous, elles vont donner l’impression qu’elles poussent sur votre tête ! Pas vraiment l’effet green escompté. En résumé, privilégiez l’endroit le plus neutre possible car les clients doivent se concentrer sur le discours plutôt que sur les choses qui se trouvent autour de la personne qui parle.
- La lumière. Il ne faut pas qu’il y ait une fenêtre derrière vous, ça ferait un contre-jour et on ne vous verra pas bien. C’est important que la lumière soit en provenance de l’arrière de la caméra, plutôt que devant soi. La lumière naturelle du jour est préférable à un éclairage artificiel.
Comment réussir sa visio ?
- Quel outil choisir ? Il faut adapter le choix de la plateforme utilisée en fonction des préférences des clients. Pour des visio qui nécessitent des partages d’images, de tableaux et autres, Zoom, Microsoft Teams et Skype sont les plateformes les mieux adaptées. Pour des visio qui n’ont pas besoin de partager des documents, vous pouvez faire des Facetimes qui sont très efficaces. Enfin, peu importe la plateforme utilisée, vous devez toujours vérifier votre batterie et votre connexion avant un appel.
- Comment se présenter à l’écran ? Les premières impressions sont très importantes. Soyez calme, sereine et représentative. Adoptez la même attitude que si vous étiez dans un rendez-vous en face-à-face. Prenez conscience du langage de votre corps, être droite et non pliée ou avachie, et souriez. Habillez-vous de manière correcte pour rendre une image professionnelle.
- Comment faire une visio avec des enfants à la maison ? Pas facile comme le télétravail en général. Trouver un endroit calme, éviter le salon ou la salle à manger avec les passages incessants des enfants. Si vous choisissez la chambre (car aucun autre lieu d’isolement) évidemment, asseyez-vous dans une position où les autres personnes de la conférence vidéo ne pourront pas voir votre lit. Et si possible mettez-vous derrière une table. Évitez d’avoir une porte en arrière-plan car il est possible que des membres de la famille entrent par erreur.
Même si on admet que la réunion physique est toujours plus enrichissante, pour plein de raisons, partage du café compris, ces réunions ont leur avantage. De toute façon, avec les emails, le client reçoit toutes les informations pratiques. La présentation physique n’est plus primordiale.
Les réunions digitales et le travail à distance s’ ancrent dans le présent et vont s’intensifier dans le futur. Il est désormais facile de faire ces réunions sur le plan technique avec tous les nouveaux outils. Cela permet d’avoir une base de clients plus large et partout dans le Monde. Et cela a été bien testé en cette période.
Travaillez, vous êtes filmées!
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